Logiciel de facturation BTP : les points à vérifier en 2026

Un logiciel de facturation BTP fait ce que fait tout logiciel de facturation, plus quatre choses propres au bâtiment : les factures de situation, la retenue de garantie, l'autoliquidation de la TVA en sous-traitance et le passage du devis signé à la facture sans ressaisie. Depuis la réforme, il doit aussi être relié à une plateforme agréée. Cet article fait partie de notre guide pour choisir un logiciel de devis et facture bâtiment.

Sources : fonctions Tolteck, offres Costructor, fiche EBP PRO, grille Noa du 19/10/2026. Ce repère ne constitue pas un classement ni un essai terrain.

Que doit faire un logiciel de facturation BTP de plus qu'un outil généraliste ?

Un logiciel de facturation BTP doit gérer les facturations propres aux marchés de travaux : acomptes, situations calculées sur l'avancement, retenue de garantie, autoliquidation en sous-traitance et taux de TVA par ligne.

Un outil généraliste peut convenir, mais sa capacité à traiter ces cas doit être vérifiée plutôt que déduite du mot facturation.

Les rubriques retenue de garantie et sous-traitance ne servent qu'aux entreprises qui travaillent pour des professionnels ou des maîtres d'ouvrage qui les prévoient. Un artisan qui facture surtout des particuliers regardera d'abord les acomptes et les taux de TVA, puis la réception électronique des factures fournisseurs et l'e-reporting de ses ventes concernées.

Comment un logiciel gère-t-il les factures de situation de travaux ?

Une facture de situation facture la part des travaux réalisée depuis la situation précédente : le logiciel calcule le montant cumulé à la date de la situation, puis retire ce qui a déjà été facturé. Le calcul se fait sur l'avancement constaté, ligne par ligne ou lot par lot.

La libération d'une retenue de garantie règle une somme déjà facturée : elle ne doit pas créer une deuxième facture de travaux. Faites distinguer montant facturé, retenue et montant à encaisser dans la démonstration.

Le point à tester est le cumul. Un bon logiciel affiche, sur chaque situation, le montant du marché, l'avancement cumulé, le cumul facturé et le reste à facturer. Sans ces quatre chiffres, le client et vous-même aurez du mal à vérifier la facture.

Comment convertir un devis en facture dans un logiciel de facturation ?

Convertir un devis en facture consiste à reprendre les lignes du devis signé, avec leurs quantités, prix et taux de TVA, dans une facture numérotée dans la série des factures. Le devis ne devient pas une facture : il garde son numéro, et la facture reçoit le sien.

Dans un logiciel qui fait devis et factures, la conversion est un bouton. Vérifiez trois choses pendant l'essai : que la facture garde la trace du devis d'origine, que les modifications faites pendant le chantier (avenants, travaux supplémentaires) s'ajoutent proprement, et que la facture ne change pas si vous modifiez ensuite votre bibliothèque de prix.

Si votre devis est fait dans un autre outil, la reprise passe par le PDF ou par un import. Un import de lignes évite la ressaisie ; sans import, comptez le temps de retaper chaque ligne. Notre article sur le logiciel de gestion bâtiment chiffre ce temps de ressaisie sur un exemple.

La facture doit aussi respecter la numérotation. Selon Entreprendre.Service-Public.fr (fiche vérifiée le 7 août 2026), chaque facture porte un numéro unique fondé sur une séquence chronologique continue, sans rupture ; plusieurs séries sont possibles, par exemple une par site de facturation.

Quelles mentions un logiciel de facturation BTP doit-il gérer en 2026 et 2027 ?

Un logiciel de facturation BTP doit gérer les mentions obligatoires classiques, la mention « autoliquidation » en sous-traitance, les quatre nouvelles mentions de la facture électronique et le changement de référence de la mention de franchise de TVA. Tout cela doit être paramétrable sans retoucher chaque facture.

Pour la sous-traitance de travaux immobiliers, le BOFiP (BOI-TVA-DECLA-10-10-20, version du 9 septembre 2026, § 536) indique que la facture ne mentionne pas la TVA exigible, mais doit faire apparaître que la TVA est due par le donneur d'ordre et porter la mention « autoliquidation ». Cette règle concerne les travaux sous-traités entrant dans le champ de l'autoliquidation, pour un donneur d'ordre assujetti. Une entreprise sous-traitante en franchise de TVA applique sa mention de franchise : ne lui attribuez pas automatiquement une autoliquidation.

Quatre mentions s'ajoutent avec la facture électronique, selon Entreprendre.Service-Public.fr : le numéro Siren du client entreprise, l'adresse de livraison si elle diffère, la nature des opérations (biens, services ou les deux) et l'option pour la TVA sur les débits si elle a été choisie. Elles concernent les grandes entreprises et ETI depuis le 1er septembre 2026, les PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.

Pour les entreprises en franchise de TVA, la même fiche indique que la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » est remplacée depuis le 1er septembre 2026 par une référence aux articles L. 223 et suivants du code des impositions sur les biens et services (CIBS). L'ancienne mention reste tolérée jusqu'au 31 décembre 2027. Vérifiez que votre logiciel propose déjà la nouvelle formulation.

Comment choisir une plateforme agréée compatible avec son logiciel ?

Une plateforme agréée est un prestataire immatriculé par l'administration fiscale qui émet, transmet et reçoit les factures électroniques entre entreprises et envoie les données de transaction à l'administration. Vous choisissez librement la vôtre ; elle n'a pas à être celle de vos fournisseurs ou de vos clients.

Selon la DGFiP, les entreprises établies en France et assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026 dès lors que le fournisseur est tenu de les émettre ainsi. L'obligation d'émission s'applique aux grandes entreprises et ETI depuis cette date, et aux PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.

Trois cas de figure se présentent. Votre logiciel de facturation est lui-même plateforme agréée : tout se fait au même endroit. Il est relié à une plateforme partenaire : vérifiez le coût de cette liaison et ce qui se passe si vous changez de logiciel. Il n'est relié à aucune plateforme : vous devrez déposer vos factures vous-même, ce qui ajoute une étape. La liste officielle des plateformes agréées est publiée sur impots.gouv.fr.

Notre article sur la plateforme de facturation électronique et son choix détaille les questions à poser à une plateforme avant de signer.

Comment tester l'avancement sans confondre facturé et encaissé ?

Demandez une démonstration où la première situation reste impayée alors que la seconde est préparée. Le montant déjà facturé ne doit pas être confondu avec les encaissements reçus. Votre entreprise doit pouvoir retrouver les deux informations et comprendre leur origine. Un total de règlements ne permet pas de déterminer à lui seul le montant d'avancement à émettre.

Ajoutez ensuite une modification du marché pour vérifier comment l'avenant est rattaché au dossier. Faites préciser si le calcul porte sur l'ensemble du marché ou ligne par ligne, et comment les arrondis sont traités. Le scénario doit rester lisible pour le client et pour le comptable. Gardez le PDF témoin et les réponses de l'éditeur avant de comparer les outils.

Quels contrôles confier au comptable avant la première facture ?

Demandez au comptable de vérifier un document qui représente votre activité réelle : régime de TVA, client particulier ou professionnel, acompte éventuel et nature des prestations. Une démonstration de vente ne qualifie pas ces éléments à votre place. Votre entreprise doit également savoir qui valide la facture définitive et comment une erreur est corrigée après émission.

Distinguez enfin le logiciel qui prépare les données et la plateforme qui les transmet. Demandez où le statut de remise est visible, comment une anomalie est signalée et qui doit la traiter. Un écran indiquant qu'un document a été créé ne prouve pas à lui seul qu'il a été transmis au bon destinataire. Ces contrôles portent sur le circuit, au-delà de la mise en page du PDF.

Combien coûte un logiciel de devis et de facturation pour le bâtiment ?

Le prix d'un logiciel de devis et de facturation pour le bâtiment dépend surtout du nombre d'utilisateurs, des modules inclus (situations, suivi de chantier, comptabilité), du mode de paiement mensuel ou annuel et des options facturées à part, dont la liaison avec une plateforme agréée.

Pour comparer deux offres, ramenez-les au même périmètre : même nombre d'utilisateurs, même durée, montants hors taxes, options dont vous avez réellement besoin. Ajoutez les coûts d'entrée (reprise de données, formation) et vérifiez le préavis de résiliation. Notre relevé des prix des logiciels de devis bâtiment et de leurs coûts cachés donne les tarifs publics des éditeurs à date.

Un logiciel de devis seul coûte en général moins cher qu'un logiciel qui facture aussi, mais il vous laisse un logiciel de facturation à payer à côté. Le bon calcul additionne les deux abonnements et le temps passé à faire passer les données de l'un à l'autre.